در حالی که با گسترش وسایل ارتباط جمعی اطلاع رسانی به سرعت صورت می گیرد ضعف اطلاع رسانی سازمانی صحیح در استان موجب مشکلاتی برای شهروندان و سازمانها شده است.

 

تابلوی روابط عمومی در ادارات مختلف برای ارباب رجوع ها ، نشانه ای امیدوار کننده از پاسخ گویی مسئولانه سازمانها است. تشکیلاتی که ضعف آن می تواند حیات یک تشکیلات اداری را هم به خطر بیاندازد. روابط عمومی ها نقش مهمی در اطلاع رسانی به موقع به رسانه ها همچنین اقناع مخاطبان دارند. این تشکیلات می تواند در صورت عملکرد صحیح جایگاه اجتماعی سازمان مربوطه را بالا برده و در کاهش نارضایتی ها از عملکرد سازمانی نیز موفق عمل کند. هفته پیش رو به عنوان فرصتی برای بررسی نقش روابط عمومی ها در کشور و استان می تواند قلمداد شود. ادارات و سازمانهای استان در یک دهه اخیر و بنا به ضرورت و مطالبه شهروندان سرمایه گذاری زیادی برای توسعه واحد روابط عمومی گذاشته اند. اقدامی که هرچند موثر بوده اما به اعتقاد شهروندان و فعالان رسانه ای روابط عمومی ها برای رسیدن به جایگاه مطلوب فاصله زیادی دارند.

«اسد بابایی» عضو هیات رئیسه شورای هماهنگی روابط عمومی های استان آذربایجان شرقی  و نایب رئیس  خانه مطبوعات کشور در گفتگو با همشهری ضمن تشریح وظایف روابط عمومی ها به ارائه راهکارهایی برای ارتقای جایگاه ارتباطات و روابط عمومی سازمان ها پرداخته است که در ادامه می خوانید.

به نظر می رسد با توسعه ابزارهای ارتباطی تعاریف روابط عمومی تغییر کرده است در این زمینه چه نظری دارید؟

روابط عمومی یکی از حلقه های اصلی توسعه و پیشرفت سازمان ها است. با ارتقای جایگاه روابط عمومی به وسیله دانش ‌افزايی مديران و كاركنان روابط عمومی‌ ها و به کارگیری تکنولوژی های روز، ارتباطی مناسب بین مردم و سازمان شکل می گیرد که این موضوع به تحقق و پیشبرد اهداف سازمان کمک بسیاری می کند. جایگاه ویژه روابط عمومی به اندازه ای اهمیت دارد که در تقویم یک روز مشخص به  عنوان روز ارتباطات و روابط عمومی نامگذاری شده است. حرکت در مسیر تعالی حوزه ارتباطات و روابط عمومی با تدوين چارچوب روش‌های مناسب و هماهنگ اطلاع‌رسانی در جامعه ممکن خواهد بود. به کارگیری شیوه های خلاقانه به همراه استفاده از تکنولوژی های جدید موجب ایجاد فضایی شفاف و مطلوب خواهد شد که در پیشبرد اهداف سازمان نیز تاثیرگذار خواهد بود.

 

روابط عمومی چه تاثیری در تصمیم گیری مدیریتی در سازمان ها می تواند داشته باشد؟

اگر جایگاه روابط عمومی در سازمان ها برجسته باشد اهداف سازمانی به بهترین نحو تحقق خواهد یافت یا به عبارتی دیگر وجود روابط عمومی پویا موجب پویایی مجموعه و اداره می شود. در همین زمینه مدیران خلاق روابط عمومی می توانند به عنوان ابزار و بازویی برای اجرای اهداف سازمانی، نقش پررنگ و فعالی ایفا کنند.

در عصر ارتباطات با توجه انبوه اطلاعات، روابط عمومی ها چگونه می تواند نقش پررنگی داشته و در این عرصه پیشتاز باشند؟

استفاده از تکنولوژی های جدید برای به روز رسانی فعالیت های روابط عمومی امری کلیدی است به عنوان مثال اگر روابط عمومی ای، امروز از ابزار جدید استفاده نکند حالت سنتی جوابگوی نیازهای جامعه فعلی و نسل جدید نیست. بنابراین برای این که روابط عمومی کارآمدتری داشته باشیم باید از ابزار روز استفاده کنیم. به کارگیری از تکنولوژی های جدید برای اطلاع رسانی و ایجاد پل ارتباطی قوی می تواند نقش و جایگاه روابط عمومی ها را برجسته تر کند.

آیا ایجاد یک پل ارتباطی قوی بین سازمان و جامعه و همچنین به کارگیری تکنولوژی روز می تواند باعث موفقیت سازمان ها در پیشبرد اهداف شود؟

بله. اگر روابط عمومی نتواند اهداف و وظایف سازمانی را به صورت شفافیت نشان دهد اعتماد مردم نسبت به آن سازمان کاهش خواهد یافت ولی اگر مدیر روابط عمومی یک دستگاه بتواند نقش خود را به درستی ایفا کرده و شفافیت لازم را در فعالیت ها داشته باشد مردم راحت تر می توانند از خدمات آن مجموعه عمومی و یا دولتی استفاده کنند که در این صورت میزان بهره وری سازمان افزایش می یابد. با ایفای درست نقش روابط عمومی ها مانند انعکاس مناسب فعالیت ها و به کارگیری ابزار نوین، میزان کارآمدی و اثر بخشی سازمان ارتقا خواهد یافت.

تعاملات روابط عمومی با رسانه ها تا چه اندازه می تواند در بهبود فعالیت های یک سازمان تاثیرگذار باشد؟

با توجه به این که روابط عمومی ها هم وظیفه درون سازمانی و هم برون سازمانی دارند در این زمینه وظایف درون سازمانی شامل ارتباط بین مجموعه های داخلی دستگاه ها است و ارتباط برون سازمانی شامل ارتباط با رسانه ها و مردم است که در این زمینه فعالیت روابط عمومی ها جدا از کار رسانه ای نیست. ارتباط با روش های جدید تبلیغاتی و به کارگیری از آنها می تواند بخشی از مشکلات دستگاه مربوطه را کاهش دهد. اگر روابط عمومی نتواند فعالیت های خود را به صورت شفاف انعکاس دهد به تبع دستگاه دچار مشکل و سو تعبیر در فعالیت ها خواهد شد.

برای جلوگیری از بروز مشکل و ارتقای جایگاه روابط عمومی در یک سازمان چه اقدام هایی را می توان انجام داد؟

ارتقای جایگاه روابط عمومی به نگرش مدیران عالی کشور برمی گردد یعنی اگر دید مدیران نسبت به روابط عمومی تنها کار تشریفاتی نباشد و روابط عمومی امکانات و ابزار لازم را در اختیار داشته باشد خواهد توانست نقش اصلی خود را که به عبارتی چشم بینا و زبان گویای یک سازمان است را به نحو مطلوب ارائه کند.

با توجه به این که نگرش مدیران را در ارتقای جایگاه روابط عمومی تاثیرگذار می دانید، در حال حاضر جایگاه روابط عمومی در استان چگونه ارزیابی می کنید؟

در حال حاضر خوشبختانه اکثر روابط عمومی های استان افراد توانمندی هستند. نقش روابط عمومی ها نسبت به گذشته پررنگ تر شده اما به فعالیت و ایجاد اعتماد بیشتر در این زمینه نیاز داریم که بهتر از گذشته جایگاه روابط عمومی در استان تبیین شود و مدیران بتوانند از ظرفیت روابط عمومی ها به نحو مطلوب استفاده کنند.